Urteil - Arbeitsrecht

Zulässigkeit von Online-Gehaltsabrechnungen

Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer gemäß § 108 Abs. 1 Satz 1 der Gewerbeordnung (GewO) bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Diese Verpflichtung kann er grundsätzlich auch dadurch erfüllen, dass er die Abrechnung als elektronisches Dokument zum Abruf in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt. So das Bundesarbeitsgericht in einer aktuellen Pressemitteilung zu seinem Urteil vom 28.01.2025, 9 AZR 48/24.

Der Sachverhalt:

Ein Lebensmittel-Discounter stellte auf Grundlage einer Konzernbetriebsvereinbarung alle Personaldokumente, darunter auch die Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter, in einem digitalen Mitarbeiterpostfach zur Verfügung, das von den Beschäftigten über einen passwortgeschützten Online-Zugriff abrufbar war. Mitarbeitern, die keine Möglichkeit hatten, über ein privates Endgerät auf die im digitalen Mitarbeiterpostfach hinterlegten Dokumente zuzugreifen, ermöglichte der Arbeitgeber, die Dokumente im Betrieb einzusehen und auszudrucken.

Dieser rein elektronischen Zurverfügungstellung der Entgeltabrechnungen (bzw. sonstiger Personaldokumente) widersprach eine Verkäuferin und verlangte vom Arbeitgeber, ihr weiterhin Abrechnungen in Papierform zu übersenden.

Die Entscheidung:

Während das Landesarbeitsgericht (LAG) der Klage auf Erteilung von Papierabrechnungen noch stattgab, erachtete das Bundesarbeitsgericht (BAG) mit seinem Urteil vom 28.01.2025 die Bereitstellung von Personaldokumenten wie einer Entgeltabrechnung auf einer Online-Plattform als grundsätzlich ausreichend. Eine solche Bereitstellung wahre die von § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO vorgeschriebene Textform. Da der Arbeitgeber in seiner Konzernbetriebsvereinbarung auch den Fall bedacht hatte, dass Mitarbeiter möglicherweise keinen Online-Zugriff haben und für diese Mitarbeiter eine Zugriffsmöglichkeit im Betrieb ermöglichte, sah das BAG die Regelung auch als verhältnismäßig an.

Der Anspruch auf Abrechnung des Entgelts von Mitarbeitern sei eine Holschuld, diese könne der Arbeitgeber erfüllen, ohne für den Zugang der Abrechnungen bei den Beschäftigten verantwortlich zu sein.

Unklar blieb in der Entscheidung lediglich, ob der Konzernbetriebsrat oder aber ein anderes Betriebsratsgremium zuständig war, weshalb das BAG den Fall an das LAG Niedersachsen zur weiteren Entscheidung zurückverwies.

Bewertung:

Das BAG bricht mit dieser Entscheidung eine Lanze für die Digitalisierung und ermöglicht es Unternehmen, personelle und finanzielle Ressourcen zu sparen, soweit dabei daten- und arbeitsrechtliche Vorgaben berücksichtigt werden. Dies dürfte insbesondere voraussetzen, dass die Abrechnung für den Mitarbeiter dauerhaft abrufbar und auch speicherbar ist.

Das BAG folgte mit seinem Urteil nicht der Entscheidung der Vorinstanz, der zufolge der Zugang einer Entgeltabrechnung über ein Online-Portal ohne Zustimmung des Arbeitnehmers nicht bewirkt werden könne. Die Auffassung der LAG Niedersachsen entsprach wohl der bis dahin herrschenden Auffassung in der Rechtsprechung (vgl. etwa auch LAG Hamm 23.9.2021 – 2 Sa 179/21). Bis zu dieser Entscheidung des BAG wurde die Onlinezustellung von Gehaltsabrechnungen teilweise nur für solche Mitarbeiter für zulässig erachtet, die über eine dienstliche E-Mailadresse verfügen. In Betrieben ohne Betriebsrat ist auf eine wirksame Einwilligung des Mitarbeiters mit der Onlineübermittlung zu achten. Weitere Einzelheiten werden dem vollständigen Urteil zu entnehmen sein.